Procurement [Logiciel de Gestion Des Achats]

Le procurement fait référence au processus d'acquisition de biens, de services ou de ressources par une entreprise ou une organisation. Il englobe notamment toutes les étapes du cycle d'approvisionnement, de la recherche des fournisseurs à la passation des commandes, en passant par la négociation des contrats et la gestion des relations avec les fournisseurs. La procurement vise également à obtenir les ressources nécessaires pour soutenir les opérations de l'entreprise tout en optimisant les coûts, la qualité, les délais de livraison et la satisfaction des besoins de l'organisation.

Un logiciel de procurement est un outil utilisé par les entreprises pour automatiser et rationaliser leurs processus d'achat de A à Z. Il permet donc de centraliser toutes les informations liées aux fournisseurs, aux contrats, aux demandes d'achat et aux transactions. Les logiciels de procurement sont aussi conçus pour simplifier les tâches administratives, améliorer l'efficacité opérationnelle, réduire les coûts, optimiser les processus d'achat et renforcer la collaboration avec les fournisseurs.

Le rôle du procurement en entreprise est essentiel pour :

• Un approvisionnement fiable, négocié et avantageux pour l'entreprise.
• La gestion des contrats avec les fournisseurs.
• L’optimisation des coûts par le biais d’une stratégie d'achat
• La gestion des risques associés aux fournisseurs.
• La gestion des relations fournisseurs

Un logiciel de procurement est conçu pour :

• Centraliser les données relatives aux fournisseurs, aux contrats, aux produits ainsi qu'aux demandes d'achat.
• Réaliser des demandes d'achat directement dans le logiciel.
• Sélectionner des fournisseurs en fonction de vos critères.
• Passer des commandes facilement.
• Gérer les contrats avec les fournisseurs.
• Suivre les livraisons, les paiements et également vérifier leur conformité.
• Analyser et obtenir des rapports sur les dépenses, les performances des fournisseurs voire les tendances d'achat…

Le processus de procurement comprend généralement les étapes suivantes :

• Identification des besoins : Tout d'abord, les départements concernés évaluent leurs besoins spécifiques et identifient les produits ou services nécessaires.
• Recherche des fournisseurs : Ensuite, Une fois les besoins identifiés, l'entreprise procède à la recherche de fournisseurs potentiels.
• Évaluation et sélection des fournisseurs : À cette étape, l'entreprise évalue les fournisseurs potentiels en fonction de leurs critères. Les fournisseurs les plus adaptés sont alors sélectionnés pour poursuivre le processus.
• Négociation et conclusion des contrats : Une fois les fournisseurs sélectionnés, l'entreprise entame ensuite les négociations pour définir les termes et conditions contractuelles. Une fois les négociations abouties, les contrats sont conclus.
• Passation des commandes : Puis, à cette étape, les commandes sont passées auprès des fournisseurs sélectionnés en utilisant les termes et conditions contractuelles convenus.
• Suivi des commandes et des livraisons : Une fois les commandes passées, l'entreprise assure le suivi des livraisons pour s'assurer que les produits ou services sont reçus conformément aux conditions convenues.
• Réception et inspection des produits ou services : À la réception des produits ou services, l'entreprise procède à leur inspection pour vérifier leur conformité aux spécifications convenues, à la qualité attendue ainsi qu'à l'absence de défauts.
• Gestion des paiements : L'entreprise effectue ensuite les paiements aux fournisseurs conformément aux termes et conditions contractuels.
• Évaluation des performances des fournisseurs : Enfin, tout au long du processus de procurement, l'entreprise évalue la performance des fournisseurs en fonction de critères définis par la direction.

Un logiciel de procurement offre plusieurs avantages :

• Automatisation des tâches manuelles et répétitives liées aux achats.
• Rationalisation et centralisation des données et des flux de travail structurés.
• Visibilité accrue sur les dépenses, les fournisseurs, les contrats et les performances.
• Meilleure gestion des fournisseurs pour des relations de collaboration plus solides.
• Réduction des coûts et identification des opportunités d'économies.
• Conformité aux politiques internes et réglementations externes.
• Reporting et analyse des dépenses, des performances des fournisseurs, des tendances d'achat…

Le coût d'un logiciel de procurement variee considérablement. En effet, cela dépend de plusieurs facteurs, notamment la taille de l'entreprise, l'étendue des fonctionnalités requises, le nombre d'utilisateurs, la complexité des processus d'achat, les options de déploiement (sur site ou cloud), les services supplémentaires nécessaires…

D'une part, il existe des solutions de procurement qui conviennent aux petites et moyennes entreprises avec des budgets limités. D'autre part, à contrario, il y existe aussi des solutions plus avancées et personnalisées pour les grandes entreprises. Les prix peuvent par ailleurs être basés sur des abonnements mensuels ou annuels ou encore être déterminés en fonction du nombre d'utilisateurs ou des fonctionnalités spécifiques requises.

Il est ainsi recommandé de contacter directement les services commerciaux des logiciels de procurement pour obtenir des informations détaillées sur les prix et les options tarifaires en fonction de vos exigences.