Référentiel fournisseur

Tout d'abord, un référentiel fournisseur est une base de données dans laquelle est stockée un ensemble d'informations complètes, fiables et actualisées sur les fournisseurs. D'une part, ces informations améliorent la communication et la relation que le service achat à avec eux, d'autre part, un référentiel digital permet aussi d’optimiser les processus achats et de maîtriser les risques. On y retrouve toutes les données internes et externes d'une entreprise regroupées par “fiches” synthétiques. Ces "fiches" permettent de sélectionner plus facilement un nombre limité de fournisseurs potentiels pour les appels d’offres par exemple.

Le référencement numérique des fournisseur permet de centraliser toutes les données et de les partager à l'ensemble des collaborateurs. Le service achat a ainsi une visibilité complète et actualisée des données fournisseurs et des échanges avec eux. Etant donné que le marché est très concurrentiel, les acheteurs doivent être compétitifs et trouver des réponses très rapidement lorsqu'il négocient avec les fournisseurs. S'ils retrouvent rapidement les données, les acheteurs peuvent négocier plus simplement des tarifs et des offres compétitives avec les fournisseurs. Il faut dire que centraliser des bonnes données, c'est acheter dans les meilleures conditions.

Un outil SRM met à disposition des données permettant de maîtriser et prévenir les risques fournisseur. En effet, on y retrouve facilement des indicateurs clés pour la stratégie achats (santé financière des fournisseurs, analyse des dépenses, tableaux de bord...). Par ailleurs, avec un bon référentiel, il est possible de standardiser l’ensemble des process de sélection, consultation et évaluation des fournisseurs. Enfin, grâce à cet outil, des relations de confiance se tissent rapidement avec les fournisseurs sur le long terme. Il y a ainsi un meilleur suivi de la gestion de la relation fournisseur et donc un meilleur socle de négociation. En bref, un référencement numérique fait gagner beaucoup de temps lors de chaque consultation et pour les achats à venir.

C'est est une base de données complète qui regroupe des informations sur les fournisseurs avec lesquels une entreprise entretient des relations commerciales. Vous retrouvez les :

• Coordonnées de l'entreprise 
• Domaines d'activité 
• Certifications 
• Évaluations de performances passées
• Contrats en cours ou passés 
• Conditions commerciales
• Informations financières 

Le référentiel fournisseur simplifie et optimise le processus de sélection de nouveaux fournisseurs grâce à :

1. L'évaluation des capacités passées et actuelles des fournisseurs
2. L'analyse des antécédents des fournisseurs en termes de performances, de qualité des produits ou services, de respect des délais et de fiabilité
3. La comparaison des offres en fonction des prix, spécifications des produits ou services, conditions contractuelles et délais de livraison
4. La vérification de la conformité des fournisseurs
5. La facilitation du processus de sélection des fournisseurs

Pour une bonne gestion d'un référentiel fournisseur, un acheteur doit :

• Maintenir constamment à jour les informations,
• garantir la qualité et la précision des données,
• gérer les droits d'accès aux informations sensibles et
• assurer une surveillance régulière pour maintenir la pertinence des données.

Ces aspects nécessitent des processus rigoureux, une attention particulière et une gestion efficace pour assurer l'intégrité et la fiabilité du référentiel fournisseur.