Réception de commande

La réception de commande fait référence au processus par lequel une entreprise reçoit et vérifie les biens ou services commandés. Cette démarche implique de comparer les articles livrés avec la commande passée pour s'assurer de leur conformité et de leur qualité. Parmi les défis courants, on trouve les erreurs de livraison, produits endommagés, différences de quantité par rapport à la commande et retards de livraison qui peuvent impacter la chaîne d'approvisionnement.

Pour gérer efficacement les réceptions, il est important de mettre en place un planning de réception qui optimise les flux de livraison en fonction de vos contraintes. Lors de la réception de la marchandise, vérifiez la conformité de la commande en présence du fournisseur ou du transporteur avant de signer le bon de livraison. Assurez-vous également que les articles n'ont pas été endommagés. Enfin, suivez attentivement la commande pour tenir informées toutes les parties prenantes sur le stock et les articles disponibles.

Tout d'abord, un outil de gestion de réception de commandes permet de superviser les commandes passées et les clauses associées. Les données sont mises à jour en temps réel et accessibles pour tout le service achat. L'outil permet également de gérer le cycle de vie de la commande, de surveiller la livraison jusqu'à la réception, et de vérifier que toutes les étapes du processus d'achat sont respectées. Par ailleurs, en cas de problème, comme une commande non conforme ou endommagée, il facilite la communication avec le fournisseur. Enfin, en utilisant un outil digital, vous avez une traçabilité complète de la commande et de la réception.

Le bon de livraison ou de réception doit comporter certaines mentions légales :

• Les informations du fournisseur : nom, forme sociale, numéro RCS, lieu d’immatriculation, adresse du siège social et montant du capital social.
• L'identité et les coordonnées de l'entreprise.
• Le numéro de la commande indiquée dans le bon de commande.
• La date et le lieu de la livraison.
• La description, la nature et la quantité des articles livrés

En vérifiant la conformité des produits ou services reçus avec la commande, la réception de commande permet de détecter les problèmes de qualité ou de non-conformité et ainsi à garantir la satisfaction du client final. La réception de commande permet aussi de mettre à jour les niveaux de stock en enregistrant les biens reçus. Cette démarche garantit que les stocks sont à jour, évite les ruptures de stock et aide à prévenir les surstocks.

Les entreprises utilisent souvent des systèmes ERP (Enterprise Resource Planning) ou des logiciels de gestion des stocks qui intègrent des fonctionnalités spécifiques pour gérer et enregistrer les réceptions de commandes. Premièrement, ces systèmes permettent de documenter et de suivre électroniquement les réceptions de commandes. Ces enregistrements permettent une traçabilité complète des biens tout au long de la chaîne d'approvisionnement. De plus, ces outils facilitent la comparaison entre les commandes passées et les articles réceptionnés. Ils automatisent le processus de vérification pour s'assurer que les biens correspondent aux spécifications de la commande. Enfin, ils permettent un partage des informations entre les équipes d'achat, logistique, comptabilité et d'autres services pour une résolution rapide des problèmes.

Tout d'abord, une documentation précise lors de la réception de commande sert de preuve matérielle et d'enregistrement officiel des biens ou services reçus. Elle constitue une trace écrite authentique de ce qui a été livré, y compris la quantité, qualité et autres détails pertinents. Ces documents sont vitaux pour les opérations comptables et les rapports de conformité. Ensuite, en cas de divergences entre la commande passée et les articles reçus, les bons de livraison ou relevés de réception servent de référence pour identifier et résoudre les écarts afin d'établir une base de discussion lors de la communication avec le fournisseur pour corriger les problèmes éventuels. De plus, cette documentation est essentielle pour garantir la traçabilité des produits dans la chaîne d'approvisionnement. Cette traçabilité permet d'assurer la conformité aux normes réglementaires, exigences de sécurité et pour faciliter le rappel éventuel de produits en cas de besoin.