Contrathèque

Un logiciel contrathèque permet de digitaliser la relation avec les fournisseurs en centralisant tous les documents liés aux contrats dans une plateforme en ligne. Elle permet d'avoir une vision claire et à jour des contrats, de stocker les appels d'offres et de négocier directement avec les fournisseurs. Elle est également utile pour intégrer des documents administratifs et juridiques et pour suivre les échanges et actualités liées aux contrats. Autrement dit, elle permet de gérer les risques liés aux fournisseurs et aux clients en anticipant les échéances, en suivant les obligations légales et en archivant les documents.

La gestion de contrat numérique offre de nombreux avantages comme la disponibilité et la facilité de recherche des informations à tout moment et en tout lieu ainsi que la sécurisation des documents. En utilisant un service en ligne, vous pouvez gérer efficacement vos contrats, depuis la validation jusqu'à la signature, tout en respectant les normes de sécurité et d'authentification. C'est un outil de stockage efficace pour dématérialiser la gestion de vos contrats et simplifier vos processus d'affaires. Notamment si l'entreprise est présente sur plusieurs sites voire même à l’international.

La gestion des contrats en ligne améliore considérablement l'efficacité du service achat. En utilisant une plateforme digitale, vous pouvez communiquer directement avec les fournisseurs, valider et signer les contrats électroniquement. Vous réduisez ainsi les délais de signature. De plus, en stockant les documents en ligne, vous avez un accès immédiat à tous les contrats et informations, sans risque de perte ou de dommages. L'utilisation d'une contrathèque numérique pour gérer les contrats offre donc une sécurité supplémentaire pour les données de l'entreprise en prévenant les risques légaux et administratifs.

Une contrathèque est une base de données ou un référentiel électronique qui sert à stocker, organiser, gérer et retrouver des contrats et des documents contractuels au sein d'une organisation. Elle permet donc de stocker tous les contrats et documents contractuels au même endroit et d'en faire un emplacement centralisé et sécurisé. Elle facilite aussi tout simplement la gestion des contrats tout au long de leur cycle de vie, quelle que soit la version de contrats. De plus, une contrathèque digitale permet un accès facile et rapide aux contrats pour les parties prenantes autorisées. Elle peut également être configurée pour générer des rappels automatiques concernant les échéances contractuelles importantes et pour garantir la conformité aux conditions contractuelles. Par ailleurs, elle aide à minimiser les risques et à faciliter la collaboration entre les parties prenantes internes et externes.

Dans une entreprise, plusieurs service utilisent une contrathèque :

• Juridique : responsable de la création, de la révision et de la gestion des contrats.
• Achats : gestion des contrats avec les fournisseurs.
• Ventes : accès aux contrats clients, conditions et engagements contractuels.
• Ressources Humaines : stockage des contrats de travail, accords d'emploi, conventions collectives et autres documents liés au personnel.
• Financier : suivre les contrats liés aux paiements, emprunts, garanties financières et accords de partenariat.
• Chaîne d'Approvisionnement : gestion des accords de logistique et des termes de livraison.
• Direction Générale : vue d'ensemble des contrats stratégiques de l'entreprise et des obligations à long terme.
• Fournisseurs externes : consulter leurs propres contrats et suivre leurs obligations envers l'entreprise cliente.
• Auditeurs internes et externes : vérification de la conformité contractuelle, obligations légales et engagements financiers.

Les logiciels contrathèque collectent des données sur les performances contractuelles comme les délais de réalisation, termes les plus couramment utilisés et obligations respectées. En analysant ces données, les entreprises identifient des modèles, opportunités d'amélioration et tendances pour optimiser leurs futurs contrats. Les délais de réalisation enregistrés dans ces logiciels fournissent en effet une vue d'ensemble des performances contractuelles. En analysant ces délais, les entreprises identifient les étapes qui prennent le plus de temps ou celles qui sont régulièrement en retard. Les termes les plus couramment utilisés peuvent également être identifiés. Cette analyse donne un aperçu des préférences et des normes de l'entreprise. Quant aux obligations respectées, ces logiciels permettent de vérifier si les parties respectent les engagements contractuels. Cette analyse aide à évaluer la performance des fournisseurs ou partenaires.

Les logiciels contrathèque stockent de manière centralisée tous les contrats. Ils facilitent alors l'accès aux données lors des audits notamment. Ils offrent également des fonctionnalités de recherche avancée et d'extraction de données spécifiques qui permettent aux auditeurs de trouver rapidement les informations nécessaires et de garantir la conformité aux réglementations.

Les logiciels contrathèque accompagnent l'ensemble du cycle de vie des contrats, de leur création et négociation jusqu'à leur archivage ou leur renouvellement. Ils automatisent en effet les rappels pour les échéances, facilitent les modifications et les renouvellements et offre ainsi une gestion complète et proactive des contrats.