Bon à payer

C'est un document important dans la gestion financière d'une entreprise. Il permet de formaliser et d'approuver le paiement d'une facture fournisseur. Les bons à payer peuvent être bénéfiques pour :

• Premièrement, formaliser les paiements et éviter les erreurs
• Puis, contrôler des coûts en autorisant les paiements seulement après validation de la facture et vérification de sa conformité
• Ensuite, respecter les délais de paiement en les planifiant et éviter ainsi les pénalités de retard
• Deuxièmement, suivre et archiver les bons à payer ainsi que les paiements effectués, dans le respect des obligations légales
• Troisièmement, avoir une preuve de paiement et de confirmation pour les fournisseurs

Une fois de plus, le bon à payer est un document qui formalise les étapes du paiement d'une facture fournisseur :

• Réception de la facture et vérification de sa conformité
• Validation de la facture, de la quantité et de la qualité de la commande et de la conformité aux conditions de paiement convenues
• Création du bon de paiement avec le nom du fournisseur, le numéro de la facture, la date d'échéance, le montant dû et les conditions de paiement
• Approbation transmise à l'autorité compétente (responsable financier, gestionnaire de service ou tout autre membre du personnel)
• Paiement effectué selon les conditions de paiement convenues avec le fournisseur
• Archivage des bons à payer ainsi que la facture et toute autre documentation connexe

Cependant, ce processus peut varier en fonction de l'entreprise et de ses procédures internes. Malgré cela, l'objectif principal est de formaliser le processus de paiement et de s'assurer que les paiements sont effectués en toute conformité avec les termes convenus avec les fournisseurs.

Voici les étapes à suivre pour accepter une facture et valider son bon de paiement :

• D'une part, la réception de la facture fournisseur par le service comptable ou financier de l'entreprise
• Vérification de la facture pour s'assurer qu'elle est complète, exacte et conforme
• Validation de la facture en fonction des politiques et procédures internes de l'entreprise. Cela peut impliquer l'obtention d'approbations supplémentaires de la part de différents niveaux de responsabilité (gestionnaires de service ou responsables financiers)
• D'autre part, la création du bon à payer
• Approbation via un système de gestion électronique des bons à payer (workflow) ou par une signature manuelle
• Paiement conforme aux conditions de paiement convenues (émission d'un chèque, virement bancaire ou autre mode de paiement)
• Enfin, l'archivage des bons à payer

Les bons à payer ne sont pas obligatoire mais fortement recommandé. Ils sont en effet considérés comme une bonne pratique de gestion financière pour les entreprises. Ils peuvent servir notamment de preuve de paiement et de référence pour les audits internes et externes. En outre, en cas de litige avec un fournisseur, ils peuvent être utilisés comme preuve de l'acceptation de la facture et de l'autorisation de paiement. Enfin, ils permettent de garantir une gestion transparente et responsable des paiements aux fournisseurs.

Les bons à payer et les bons de livraison sont deux documents différents qui sont utilisés dans des contextes différents.

D'une part, le bon de livraison est un document utilisé pour enregistrer la livraison d’une commande par un fournisseur à un client. Il indique en effet les informations de base de la commande et sert de preuve que la commande a été livrée conformément aux termes convenus.

D'autre part, le bon à payer, quant à lui, est un document utilisé pour autoriser le paiement d'une facture émise par un fournisseur à un client. Il est en effet généralement émis par le client et indique les informations de base de la facture. Il sert par ailleurs de preuve que la facture a été vérifiée, validée et approuvée et qu'elle est prête à être payée.

L'automatisation de la gestion des bons à payer peut être réalisée en utilisant un logiciel de gestion des achats comme iSYBUY. En effet, notre solution permet de numériser le processus de traitement des factures en plusieurs étapes :

• Capture de la facture dans le système de gestion des achats pour en extraire les données et les importer directement dans le système
• Vérification et validation automatiquement des informations de la facture
• Système d’approbation pour visualiser la facture, la comparer avec les informations du bon de commande ou d'autres documents, et la valider ou la rejeter
• Création automatique du bon à payer
• Paiement automatisé en utilisant les informations de paiement stockées dans le système

Les avantages sont multiples :

• Leur utilisation permet premièrement de réduire les coûts administratifs liés au traitement des factures.
• Deuxièmement, les outils de gestion des bons à payer permettent une meilleure gestion des flux de travail de validation et de paiement. Ils permettent notamment une traçabilité complète et une centralisation des informations.
• Ils offrent aussi une meilleure visibilité sur les dépenses de l'entreprise. Ils permettent ainsi aux responsables financiers de mieux contrôler les coûts et de prendre des décisions plus éclairées.
• En outre, le traitement numérique des factures est plus rapide car les processus de validation et de paiement sont automatisés.
• Enfin, l'utilisation d'un bon à payer numérique permet d'éviter les erreurs de saisie et les oublis de validation.