Acquisition de factures

L'acquisition de factures digitale fonctionne en plusieurs étapes :

• Réception des factures : Tout d'abord, les factures sont reçues sous forme électronique par l'entreprise ou le fournisseur via une plateforme de dématérialisation.
• Extraction des données : Ensuite, les données importantes de la facture sont extraites automatiquement sur l'outil.
• Vérification des données : Les données extraites sont alors vérifiées par rapport à la base de données de l'entreprise pour s'assurer de leur exactitude.
• Validation de la facture : La facture est ensuite validée et comparée à la commande et à la réception des biens ou services. Si tout est en ordre, la facture est approuvée pour le paiement.
• Paiement de la facture : Puis la facture est envoyée au système de paiement de l'entreprise pour traitement. Le paiement est effectué manuellement ou automatiquement
• Archivage de la facture : Enfin, la facture est stockée de manière électronique dans un système d'archivage pour référence future.

Une facture d'achat doit être comptabilisée dès sa réception par l'entreprise. En effet, la comptabilisation de la facture consiste à enregistrer l'opération dans les comptes de l'entreprise ainsi que le compte de TVA si applicable. La comptabilisation de la facture permet ainsi à l'entreprise de tenir une comptabilité rigoureuse et de suivre l'évolution de ses achats et de ses dettes fournisseurs. Elle permet également de calculer la TVA déductible sur les achats. Cette TVA sera déduite du montant de la TVA collectée sur les ventes lors de la déclaration fiscale. Par ailleurs, il est important de comptabiliser les factures d'achat en temps et en heure afin d’avoir une vision précise de sa situation financière. De plus, le non-respect des délais de comptabilisation peut entraîner des pénalités fiscales et des retards de paiement.

Pour enregistrer une facture d'achat, voici les étapes à suivre :

• Vérification de la facture : Avant d'enregistrer une facture d'achat, il est important de vérifier qu'elle est conforme à la commande et à la réception. Il faut également vérifier que toutes les informations requises figurent sur la facture (nom du fournisseur, montant, date, numéro de facture)
• Comptabilisation de la facture : Ensuite, pour comptabiliser la facture, il faut l'enregistrer dans le logiciel de comptabilité de l'entreprise. Vous devez y indiquer le compte fournisseur, le compte de charge ou d'immobilisation ainsi que le compte de TVA si applicable. Le montant de la facture doit être ventilé selon les différents taux de TVA appliqués.
• Paiement de la facture : Une fois que la facture est comptabilisée, il est possible de la payer. Le paiement peut alors être effectué par virement, chèque ou prélèvement automatique.
• Archivage de la facture : Après avoir enregistré et payé la facture, il est important de l'archiver conformément aux obligations légales. Les factures peuvent être conservées sous format papier ou électronique. Cependant, elles doivent être accessibles et consultables pendant une période minimale de 10 ans.

La loi de finance exige que toutes les entreprises, à l'exception des entreprises individuelles, utilisent la facturation électronique à partir du 1er juillet 2024. En somme, cette exigence sert à simplifier et moderniser les processus de facturation. Elle permet aussi de réduire les coûts et les délais de paiement. Les entreprises doivent donc mettre en place un système de facturation électronique qui leur permet de créer, envoyer et recevoir des factures de manière électronique. Le non-respect de cette obligation peut entraîner des sanctions financières. Toutefois, l'État propose une plateforme gratuite pour l'envoi et la réception de factures électroniques. Cette plateforme facilite la transition pour les entreprises. En résumé, la loi de finance oblige les entreprises à adopter la facturation électronique pour améliorer l'efficacité et la compétitivité de l'économie française.

Pour être en conformité avec la Loi de Finance 2024, les entreprises doivent tout d'abord mettre en place un système de facturation électronique. Il est ensuite important de s'assurer que les factures électroniques sont conformes aux normes en vigueur en termes de format, de contenu et de sécurité. Pour cela, les entreprises peuvent se référer aux recommandations du gouvernement. Elles peuvent aussi utiliser des logiciels ou des solutions de facturation électronique qui répondent aux exigences légales. Enfin, il est recommandé de former les employés à l'utilisation du système de facturation électronique. Par ailleurs, assurez-vous aussi que les partenaires commerciaux sont également en mesure de recevoir des factures électroniques.