Digitalisez simplement votre gestion des achats avec le logiciel Source to Pay iSYBUY

Un logiciel source to pay est une solution informatique intégrée qui offre une suite complète de fonctionnalités pour gérer l'ensemble du processus d'achat. De l'identification des besoins d'achat jusqu'à la réception et le paiement des biens ou services commandés. Il couvre ainsi l'ensemble du cycle d'achat, de la source (source) à l'achat (pay), d'où son nom "Source-to-Pay". Un logiciel achats permet donc aux entreprises d'automatiser et d'optimiser leurs processus d'achat. Il permet également d'améliorer leur visibilité, de rationaliser les tâches administratives, de réduire les coûts et de renforcer la collaboration. Cet outil peut être utilisé par les équipes d'achats, de finances, de comptabilité. Néanmoins, il peut aussi être très utile pour d'autres parties prenantes impliquées dans le processus d'achat. Enfin, il peut également être déployé en mode cloud ou en mode local, en fonction des besoins de l'entreprise.

Un logiciel Source-to-Pay est destiné aux entreprises et organisations qui souhaitent gérer de manière intégrée et automatisée l'ensemble du processus d'approvisionnement. Les professionnels des achats, les responsables financiers, les comptables et les gestionnaires de chaîne d'approvisionnement sont les principaux utilisateurs d'une plateforme source to pay.

Le déploiement d'un logiciel achats dépendra de plusieurs facteurs comme la taille de votre entreprise et la complexité de vos processus d'achats. Néanmoins, voici une méthode générale :

1. Analyse des besoins : Tout d'abord, définissez les besoins de l'entreprise en matière de gestion des achats.
2. Sélection du logiciel : Une fois les besoins définis, il est temps de rechercher les plateformes source to pay qui répondent à ces exigences.
3. Personnalisation : Le logiciel sélectionné doit être personnalisé pour répondre aux besoins spécifiques de l'entreprise (configuration des workflows, création de formulaires d'achat, définition des autorisations d'accès...).
4. Intégration : Ensuite, le logiciel doit être intégré avec les autres systèmes de l'entreprise.
5. Formation des utilisateurs : Une fois le logiciel déployé, les utilisateurs doivent être formés sur son utilisation et ses fonctionnalités.
6. Suivi et évaluation : Enfin, il est essentiel de suivre et d'évaluer l'efficacité du logiciel déployé.

Le processus Source-to-Pay (S2P) englobe plusieurs étapes qui couvrent l'ensemble du cycle d'achat :

1. Sourcing (sélection des fournisseurs) : Recherche, évaluation et sélection des fournisseurs
2. Gestion des fournisseurs : Établissement des relations avec les fournisseurs
3. Demande d'Achat (Purchase Requisition) : Initiation du processus d'achat
4. Élaboration des Commandes (Purchase Order) : Création et envoi des bons de commande
5. Réception des Biens ou Services : Confirmation de la réception effective des commandes
6. Validation des Factures : Vérification et approbation des factures fournisseurs
7. Traitement des Paiements : Émission des paiements aux fournisseurs

Un logiciel achats est essentiel au sein de la fonction achats pour plusieurs raisons :

1. Optimisation des processus d'achats : Une solution achats permet d'automatiser les processus d'achats afin de gagner du temps, de réduire les inefficiences et d'améliorer la productivité.
2. Maîtrise des coûts : Une plateforme source to pay permet aussi de mieux gérer les dépenses et d'optimiser les coûts d'achat.
3. Gestion des fournisseurs : Une plateforme source to pay permet par ailleurs de centraliser la gestion fournisseur, d'évaluer leur performance et de s'assurer de leur conformité.
4. Visibilité et contrôle : Une plateforme source to pay offre également une visibilité en temps réel sur les données achats, les dépenses, les contrats, les performances...
5. Conformité et gestion des risques : Enfin, une plateforme source to pay permet de mieux gérer la conformité aux politiques et aux régulations en vigueur, d'assurer la traçabilité et de gérer les risques.

Le processus Source-to-Pay (S2P) améliore la visibilité des dépenses pour une entreprise de plusieurs façons. Tout d'abord, en intégrant l'ensemble du cycle d'achat, il fournit une vue complète et transparente des transactions. Le S2P offre aussi des données centralisées et actualisées sur les transactions d'achat. Cette visibilité aide les décideurs à mieux comprendre comment et où l'argent est dépensé. De plus, en regroupant les informations sur les fournisseurs, commandes, réceptions et paiements au sein d'une plateforme source to pay intégrée, le S2P permet une traçabilité complète des dépenses.

Le choix d'un logiciel achats peut être complexe et dépendra de votre environnement informatique existant. Voici quelques éléments à prendre en compte lors du choix de votre plateforme source to pay :

1. Fonctionnalités et modules : Premièrement, évaluez les fonctionnalités offertes par la solution achats.
2. Intégration avec les systèmes existants : Deuxièmement, vérifiez si le logiciel peut s'intégrer facilement à votre ERP, vos systèmes de gestion, de comptabilité...
3. Expérience utilisateur : Par ailleurs, un logiciel source to pay doit être facile à utiliser pour garantir une adoption efficace par les utilisateurs finaux.
4. Flexibilité et évolutivité : Ensuite, assurez-vous que la plateforme source to pay est flexible et évolutif pour s'adapter aux besoins changeants de votre entreprise.
5. Sécurité et conformité : La sécurité des données et la conformité aux régulations en vigueur sont aussi des aspects importants à prendre en compte.
6. Support technique et mises à jour : N'oubliez pas d'évaluer également le niveau du support technique offert par la plateforme source to pay.
7. Coûts et retour sur investissement : Enfin, évaluez les coûts associés à la solution achats comme les frais de licence, de maintenance, d'implémentation... Et calculez votre retour sur investissement.

Le déploiement d'un logiciel achats offre plusieurs avantages :

1. Gestion des approbations et des workflows : Un logiciel source to pay permet tout d'abord de gérer efficacement les approbations et les workflows associés aux processus d'achats. Vous pouvez ainsi standardiser les processus d'approbation et les cycles d'approbation.
2. Sécurité et confidentialité des données : Une plateforme source to pay vous permet aussi de protéger vos données achats sensibles.
3. Mobilité : Enfin, certains logiciels source to pay, comme iSYBUY, proposent une application mobile. Une application mobile permet aux utilisateurs d'accéder au logiciel source to pay à partir de n'importe quel appareil mobile. Cette mobilité offre ainsi une flexibilité aux utilisateurs et leur permet de gérer les achats même en déplacement.

Bien que les logiciels source to pay offrent de nombreux avantages, ils peuvent également présenter certaines limites techniques :

• Difficultés d'intégration avec des systèmes existants : il peut en effet y avoir des difficultés à intégrer le logiciel achats avec vos propres systèmes informatiques.
• Coût et complexité de mise en place : La mise en place d'une plateforme source to pay peut être complexe et nécessiter des investissements financiers importants. Les coûts liés à l'achat du logiciel, à son déploiement et à sa configuration peuvent également être élevés. De plus, la complexité du processus de mise en place peut nécessiter une planification et une gestion minutieuses pas toujours adaptées à l'entreprise.
• Coûts supplémentaires : En plus du coût initial de la plateforme source to pay, il peut y avoir des coûts supplémentaires pour la formation des utilisateurs, la personnalisation de l'interface et les mises à niveau logicielles.
• Besoin de maintenance : Enfin, comme tout autre logiciel, un logiciel achats nécessite une maintenance régulière pour corriger les bugs, assurer la sécurité des données et améliorer les performances. Néanmoins ces mises à jour représentent des coûts et des efforts supplémentaires pour l'entreprise.

Dans un processus Source-to-Pay (S2P), plusieurs Key Performance Indicators (KPI) peuvent être suivis pour évaluer l'efficacité et l'efficience des opérations d'achat sur une plateforme source to pay :

• Taux de conformité aux contrats 
• Temps moyen de traitement des commandes
• Taux de réception conforme 
• Taux de résolution des litiges 
• Taux de dématérialisation des processus 
• Taux de conformité des paiements 
• Coût par transaction d'achat
• Taux d'adoption du système

La collaboration interfonctionnelle implique plusieurs départements au sein de l'entreprise. Les équipes d'achats sont généralement responsables de la sélection des fournisseurs, la création des commandes et la réception des commandes. Elles doivent travailler en étroite collaboration avec les équipes de comptabilité pour valider les factures et assurer la conformité aux accords contractuels. De plus, les équipes financières veillent à ce que les fonds soient disponibles et libérés conformément aux termes convenus. Enfin, la collaboration interfonctionnelle garantit que les politiques internes sont respectées et que les décisions sont prises de manière cohérente avec les objectifs stratégiques de l'entreprise.