Logiciel I2P [Définition & Utilisation]

Un logiciel I2P (Invoice-to-Pay) est une solution utilisée pour automatiser et gérer le processus complet de traitement des factures au sein d'une entreprise. Il englobe toutes les étapes, depuis leur réception jusqu'à leur rapprochement avec les commandes. Les logiciels I2P permettent d'améliorer l'efficacité, visibilité et conformité du processus de gestion des factures.

Un logiciel I2P permet de :

• Collecter et numériser automatique des données des factures papier ou électroniques.
• Transmettre les factures aux bonnes personnes pour validation avec des workflows personnalisés.
• Rapprocher automatiquement des factures avec les bons de commande et les contrats.
• Identifier et gérer des factures en exception ou non conformes.
• Approuver électroniquement les factures avec suivi et traçabilité.
• Intégrer les factures avec les contrats pour garantir la conformité et éviter les paiements en dehors des termes.
• Suivre les livraisons et réceptions associées aux factures pour vérifier la conformité.
• S'intégrer avec les systèmes de paiement pour automatiser les paiements électroniques.
• S'intégrer avec les systèmes ERP pour synchroniser les données financières et les mises à jour.
• Mettre en place des notifications automatisées pour informer les parties prenantes des étapes importantes du processus.

Au sein d'une entreprise, un logiciel I2P est utilisé principalement par les équipes financières, comptables et d'achats. Voici les principaux rôles qui peuvent bénéficier de son utilisation

1. Les responsables financiers supervisent l'ensemble du processus de traitement des factures et veillent à la conformité fiscale et réglementaire. Ils utilisent le logiciel pour suivre les paiements, gérer les flux de trésorerie et générer des rapports financiers.
2. Les comptables sont chargés de vérifier et de valider les données des factures, de s'assurer de leur conformité et de les saisir dans le système comptable de l'entreprise.
3. Les équipes d'achats utilisent le logiciel I2P pour vérifier que les factures correspondent aux commandes et aux contrats. Ils peuvent également contribuer à l'approbation des factures pour garantir la cohérence avec les achats effectués.
4. Les gestionnaires de contrats s'assurent que les factures sont conformes aux termes et aux conditions des contrats en vigueur. Ils utilisent le logiciel pour comparer les factures aux détails des contrats.
5. Les auditeurs internes peuvent utiliser le logiciel pour vérifier la conformité, la traçabilité et les processus d'approbation liés aux factures.

Voici trois conseils pour optimiser l'utilisation de votre logiciel I2P :

1. Personnalisez les flux de travail du logiciel en fonction des besoins et des processus spécifiques de votre entreprise. Configurez les règles d'approbation, les notifications et les étapes de validation pour refléter précisément vos opérations d'achat et de paiement.
2. Intégrez le logiciel I2P avec vos systèmes ERP, comptables et de gestion des achats. Une intégration fluide permet de synchroniser les données en temps réel, d'éviter les doubles saisies et de garantir la cohérence des informations à travers l'entreprise.
3. Assurez-vous que les utilisateurs reçoivent une formation adéquate sur le logiciel. Offrez des sessions de formation pour les tenir informés des nouvelles fonctionnalités, des bonnes pratiques et des mises à jour du logiciel.

Pour déployer un logiciel I2P, suivez ces étapes :

1. Identifiez les besoins de votre entreprise.
2. Recherchez et choisissez un fournisseur de logiciel I2P.
3. Élaborez un plan de déploiement détaillé en identifiant les étapes, responsabilités, délais et ressources.
4. Effectuez des tests pour vous assurer que le logiciel fonctionne correctement.
5. Lancez le logiciel en mode pilote avec un groupe restreint d'utilisateurs pour identifier tout problème potentiel.
6. Communiquez largement auprès de l'entreprise sur le nouveau logiciel, ses avantages et la manière dont il améliorera les processus.
7. Déployez le logiciel en phases successives.
8. Après le déploiement, évaluez régulièrement la performance du logiciel.

Lorsque vous choisissez un logiciel I2P, tenez compte de ces aspects :

• Évaluez la capacité du logiciel à s'intégrer avec vos fournisseurs et partenaires pour des échanges de données transparents.
• Si vous opérez à l'international, assurez-vous que le logiciel prend en charge le traitement des devises multiples pour gérer les factures et paiements dans différentes monnaies.
• Optez pour un logiciel offrant une fonctionnalité de suivi des contrats pour aligner les factures sur les termes convenus et éviter les erreurs de facturation.
• Recherchez la possibilité d'automatiser les flux d'approbation en fonction des hiérarchies internes.
• Sélectionnez un logiciel avec des tableaux de bord et des rapports analytiques pour suivre les KPI.
• Vérifiez si le logiciel propose une application mobile pour permettre aux utilisateurs d'approuver, de suivre et de gérer les factures en déplacement.
• Privilégiez les solutions qui intègrent des fonctionnalités d'IA pour une capture automatisée des informations clés des factures.
• Choisissez un logiciel capable de s'adapter à l'évolution de vos besoins et de gérer une augmentation des volumes de transactions.
• Assurez-vous que le logiciel est conforme aux réglementations et normes en vigueur dans votre industrie et votre région.

Un logiciel I2P offre plusieurs avantages pour être en conformité avec la dématérialisation des factures :

1. Les logiciels I2P permettent de stocker et d'archiver électroniquement les factures et les documents liés.
2. Les factures peuvent être générées, envoyées et reçues de manière électronique via le logiciel.
3. Les logiciels I2P offrent une visibilité complète sur le processus de facturation et de paiement.
4. Les logiciels I2P automatisent les flux de travail de facturation et de paiement.
5. Les logiciels I2P intègrent souvent des fonctionnalités de gestion des taxes et de la TVA.
6. Les logiciels I2P permettent un archivage électronique sécurisé et durable des factures.
7. L'automatisation des processus dans un logiciel I2P réduit les risques d'erreurs humaines liées à la saisie et à la manipulation manuelle des données.