Gestion des Achats [Définition & Processus]

La gestion des achats désigne l'ensemble des processus mis en place par une entreprise pour identifier, évaluer, sélectionner, acquérir et gérer les ressources nécessaires à son fonctionnement.

La gestion des achats vise à optimiser les coûts. Elle garantit également la qualité des commandes en veillant à ce qu'elles respectent les normes de l'entreprise. Enfin, elle permet d'améliorer la performance de l'entreprise en optimisant l'efficacité opérationnelle et en favorisant des partenariats stratégiques.

Pour optimiser vos achats, vous pouvez :

1. Identifier les catégories d'achats, volumes, fréquences et critères de qualité ainsi que des indicateurs de performance clés (KPI) pour mesurer l'efficacité des achats.
2. Développer une stratégie d'approvisionnement alignée avec vos objectifs.
3. Adopter des outils pour faciliter et automatiser les processus d'achat. Vous pouvez utiliser un logiciel de gestion des achats, des systèmes de suivi des dépenses, des plateformes d'approvisionnement en ligne ou encore des solutions de gestion des contrats. Ces outils permettent de centraliser les données, de simplifier les tâches administratives et de prendre des décisions basées sur des données précises.

La gestion des achats vise à :

• Réduire les coûts d'approvisionnement de l'entreprise en négociant des prix avantageux avec les fournisseurs.
• Améliorer la qualité des fournisseurs et des ressources en recherchant des fournisseurs fiables selon sur vos critères de qualité.
• Gérer les risques liés aux fournisseurs en assurant la continuité des opérations.
• Minimiser les perturbations dans la chaîne d'approvisionnement.
• Optimiser les processus d'achat pour les rendre plus efficaces et plus rapides.
• Développer de partenariats stratégiques avec les fournisseurs de premier choix.
• Renforcer la relation avec les fournisseurs en bénéficiant de tarifs préférentiels.
• Accédez aux catalogues facilement.

Pour mesurer et évaluer la performance de la gestion des achats, vous pouvez suivre le :

• Taux de réduction des coûts : Ce KPI mesure votre capacité à réduire les coûts d'approvisionnement de l'entreprise. Il peut être calculé en comparant les coûts d'achat avant et après l'implémentation de mesures d'optimisation des coûts.
• Taux de conformité des fournisseurs : Ce KPI évalue la conformité des fournisseurs aux normes de qualité de l'entreprise.
• Taux de satisfaction des fournisseurs : Cet indicateur mesure quant à lui la satisfaction des fournisseurs. Il peut être évalué à l'aide d'enquêtes, de réunions de revue de performance, ou du respect des délais de paiement.
• Taux de gestion des risques : Cet indicateur mesure la préparation de l'entreprise à faire face aux risques potentiels et à minimiser leur impact.
• Taux de productivité des processus d'achat :Enfin, ce KPI évalue en termes de temps et de ressources les transactions d'achat, le nombre d’erreurs ou de retards ou encore les flux de travail.

Pour mettre en place une bonne stratégie, voici quelques étapes clés :

1. Analyse des besoins : Premièrement, identifiez les besoins de votre entreprise.
2. Définition des objectifs : Etablissez des objectifs spécifiques pour votre stratégie de gestion des achats.
3. Sélection des fournisseurs : Evaluez et sélectionnez les fournisseurs en fonction des critères définis avec vos objectifs.
4. Négociation des contrats : Ensuite, négociez des contrats avantageux avec eux.
5. Suivi des performances : Mettez par la suite en place des mécanismes de suivi et d'évaluation réguliers pour mesurer les performances des fournisseurs.
6. Automatisation des processus : Par ailleurs, utilisez des outils de gestion des achats pour automatiser les processus mis en place.
7. Collaboration interne : Impliquez également les différentes parties prenantes pour vous assurer que la stratégie de gestion des achats est alignée avec les objectifs de l'entreprise.
8. Veille et adaptation : Enfin, restez à l'affût des tendances du marché, des évolutions technologiques et des meilleures pratiques en matière de gestion des achats.

Un logiciel de gestion des achats est destiné aux entreprises de toutes tailles et de tous secteurs d'activité. Il peut être utilisé par les responsables achats, les directeurs des opérations, les responsables financiers, les gestionnaires des stocks... Ainsi que toute personne impliquée dans le processus d'achat au sein de l'entreprise. D'une part, il est adapté aux petites entreprises qui souhaitent organiser leurs achats de manière efficace. D'autre part, il est essentiel pour les grandes entreprises qui gèrent des volumes importants de transactions.

Pour choisir un logiciel de gestion des achats adapté à vos besoins, voici quelques critères à prendre en compte :

• Fonctionnalités : Identifiez les fonctionnalités dont vous avez besoin et assurez-vous que le logiciel les propose.
• Intégration : Vérifiez si le logiciel peut s'intégrer facilement avec d'autres systèmes existants de votre entreprise.
• Facilité d'utilisation : Optez pour un logiciel avec une interface intuitive.
• Évolutivité : Assurez-vous que le logiciel peut s'adapter à la croissance de votre entreprise.
• Support et service client : Renseignez-vous sur le niveau de support offert par le fournisseur du logiciel.
• Coût : Évaluez le coût total de possession, comprenant les frais de licence, de mise en œuvre, de maintenance et d'éventuelles mises à niveau.
• Réputation et retours clients : Faites des recherches sur la réputation du fournisseur et consultez les retours d'autres clients.

Utiliser un logiciel de gestion des achats vous permet de :

• Automatiser vos processus liés aux achats comme la création des demandes d'achat, la gestion des fournisseurs, le suivi des livraisons et la gestion des contrats.
• Centraliser toutes les informations relatives aux achats dans une base de données unique.
• Analyser les dépenses, suivre les budgets, comparer les prix, négocier des conditions d'achat et mettre en œuvre des stratégies d'approvisionnement optimisées.

Les trois limites courantes d’un logiciel de gestion des achats sont :

1. Dépendance technologique : L'utilisation d'un logiciel implique un fonctionnement basé sur l'accès à une connexion Internet stable. En cas de panne du logiciel ou de problème de connectivité, votre capacité à gérer vos achats est altérée.
2. Pas toujours adapté : Bien que de nombreux logiciels offrent de nombreuses fonctionnalités et options, il peut y avoir des limites quant à la capacité d'adapter le logiciel à vos besoins. Certains processus internes complexes nécessitent parfois des intégrations spécifiques qui ne sont pas proposées par le logiciel.
3. Coût et complexité de déploiement : L'implémentation d'un logiciel nécessite des investissements importants en termes de coûts, de RH et de temps. La mise en place du logiciel peut être complexe, en particulier pour les entreprises avec des systèmes et des processus existants. De plus, il peut y avoir des coûts supplémentaires liés à la formation, à la migration et à la maintenance du logiciel.

L'externalisation de la gestion des achats en entreprise présente plusieurs avantages :

• Expertise spécialisée : En externalisant la gestion des achats, vous pouvez bénéficier de l'expertise d'une entreprise spécialisée dans ce domaine. Ces prestataires disposent souvent de connaissances approfondies du marché, des fournisseurs et des meilleures pratiques d'achat.
• Réduction des coûts : Ensuite, l'externalisation des achats permet de réaliser des économies significatives. Les prestataires spécialisés négocient des tarifs préférentiels, consolident les volumes d'achats et mettent en place des stratégies d'achat efficaces.
• Gain de temps : La gestion des achats peut également être une tâche complexe et chronophage pour une entreprise. En externalisant cette fonction, vous pouvez vous libérer du temps pour vous concentrer sur vos activités principales et laisser des experts s'occuper des aspects opérationnels des achats.
• Accès à des outils et des technologies avancées : En outre, les prestataires de services disposent généralement de logiciels et d'outils pour gérer efficacement les processus d'achat.
• Gestion des risques : Les prestataires spécialisés contribuent aussi à atténuer les risques liés aux fournisseurs, à la conformité réglementaire et à la gestion des contrats.
• Flexibilité : Enfin, l’'externalisation des achats offre une plus grande flexibilité selon la fluctuation de vos activités et de la demande du marché.