Bon de réception [Fonctionnalité P2R]

Le bon de réception est un document utilisé pour enregistrer officiellement la réception des commandes. Il atteste de la livraison effective des articles commandés par rapport à la commande initiale. Il confirme aussi que ces articles ont été vérifiés et sont conformes aux attentes. Ce document est généralement émis après la réception physique des articles et inclue les détails de la commande.

Tout d'abord, à la réception des articles, comparez-les avec la commande initiale pour vérifier leur conformité. Ensuite, consignez les détails pertinents comme la date de réception, les quantités reçues, les numéros de série le cas échéant et toute observation sur l'état des articles. Par ailleurs, assurez-vous que ce document est précis, complet et clairement identifiable. Enfin, il est recommandé d'impliquer les parties concernées pour valider et approuver ce document.

Les bons de livraison sont généralement émis par le fournisseur ou le transporteur au moment de la livraison des articles à l'entreprise cliente. Ils accompagnant physiquement la marchandise et indiquent les détails de la livraison. Ils servent de preuve de l'envoi des articles par le fournisseur.

En revanche, les bons de réception sont émis par l'entreprise cliente une fois les articles reçus et vérifiés. Ils confirment la réception des articles, vérifient leur conformité par rapport à la commande initiale et enregistrent les détails de cette réception dans les systèmes internes de l'entreprise.

Il est généralement rédigé par l'équipe responsable de la réception des marchandises : services d'achats, logistique ou gestion des stocks. Ce document est préparé une fois que les articles ont été physiquement reçus, vérifiés et confirmés conformes à la commande initiale. La rédaction du bon implique souvent la collecte des informations nécessaires à son établissement : la quantité reçue, les détails sur les articles, la date de réception et tout commentaire pertinent sur l'état des produits livrés.

Il sert à officialiser et documenter la réception des articles commandés par une entreprise. Il joue donc plusieurs rôles importants :

1. Atteste officiellement que les articles ont été physiquement reçus par l'entreprise.
2. Permet de vérifier que les articles reçus correspondent à la commande initiale.
3. Enregistre aussi les détails de la réception dans les systèmes internes de l'entreprise.
4. Sert de base pour déclencher les processus de facturation ou de paiement.
5. Fournit une documentation essentielle pour communiquer avec les fournisseurs et résoudre les questions liées à la livraison.

Pour que ce document soit considéré comme valable et fiable, certaines conditions doivent en effet être remplies :

1. Les détails doivent être précis et inclurent la date de réception, la quantité reçue, les détails sur les articles et toute remarque pertinente sur l'état des produits.
2. Il doit aussi confirmer que les articles reçus correspondent à la commande initiale.
3. Il doit être signé ou validé par une personne autorisée attestant de la réception effective et de la conformité des articles.
4. Le bon doit être protégé contre toute altération.
5. Enfin, il doit être correctement archivé et intégré dans les systèmes internes de l'entreprise pour assurer une traçabilité complète.

Les mentions obligatoires sur ce document sont généralement celles-ci :

1. Nom ou raison sociale de l'entreprise cliente recevant les articles.
2. Date à laquelle les articles ont été effectivement reçus.
3. Description précise des articles ou services reçus.
4. Signature ou validation par une personne autorisée.
5. Toute remarque sur l'état des articles reçus (par exemple : articles endommagés, manquants...).
6. Nom ou coordonnées du fournisseur ou de l'expéditeur des articles.

Il possède une valeur juridique significative dans le cadre des transactions commerciales. Il constitue donc une preuve documentée et formelle de la réception effective des articles commandés par une entreprise. En cas de litige, il peut servir de référence. Il peut également être utilisé pour résoudre des problèmes potentiels. Cependant, sa valeur juridique précise peut varier en fonction des lois et réglementations locales ainsi que des politiques internes de l'entreprise.

Ce document est généralement généré automatiquement. Il est ensuite transmis aux départements concernés comme la comptabilité et le contrôle des stocks. Il sert de base pour la validation des factures fournisseurs et la mise à jour des niveaux de stock. Enfin, une fois que toutes les vérifications sont effectuées, il st archivé de manière sécurisée pour référence future et conformité réglementaire.