Maintenir la continuité des opérations d’achat

Dans un environnement économique de plus en plus incertain, maintenir la continuité des opérations d'achat est un enjeu. Que ce soit en raison de crises économiques, de fluctuations du marché ou de pandémies, les services achats doivent faire face à une multitude de problématiques.

Pourquoi la continuité des opérations d'achat est si importante ?

Les opérations d'achat sont au cœur des activités de nombreuses entreprises. Elles englobent l'ensemble des processus allant de la sélection des fournisseurs jusqu’aux approvisionnements. Toute perturbation dans ce processus a des conséquences graves. Une perturbation même minime entraîne souvent des retards de production et une augmentation des coûts.

1️⃣ Risques liés aux fournisseurs

L'un des principaux risques pour la continuité des opérations d'achat est la gestion des fournisseurs. Concrètement, les perturbations liés aux fournisseurs (difficultés financières, catastrophes naturelles, crises géopolitiques...) sont souvent à l’origine d’une pause voire d’un arrêt de la chaine d’approvisionnement. Pour atténuer ce risque, il est important de diversifier les sources d'approvisionnement et de maintenir des relations avec des fournisseurs stratégiques.

2️⃣ Risques liés aux fluctuations du marché

Par ailleurs, un autre défi pour les services achats est l'adaptation aux fluctuations du marché. En effet, les prix des matières premières, les taux de change et les conditions économiques fluctuent rapidement et affectent directement la rentabilité des opérations d'achat. Les entreprises doivent donc être agiles et réactives pour ajuster leurs stratégies en fonction de ces changements.

3️⃣ Risques liés à sécurisation des processus

Enfin, la digitalisation des processus d'achat a un rôle clé dans la continuité des opérations. En effet, les solutions technologiques permettent d'automatiser et de sécuriser les processus d'achat, de suivre les performances des fournisseurs en temps réel et de gérer les risques de manière proactive.

🔎 Une étude a montré que les entreprises qui ont utilisé des solutions d'achat digitales ont réussi à minimiser les perturbations de leurs opérations d'achat pendant la pandémie de COVID-19.

Stratégies pour assurer la continuité des opérations d'achat

Les stratégies de l’entreprise doivent couvrir l'ensemble des processus d'achat.

Diversification des fournisseurs

En s'approvisionnant auprès de plusieurs fournisseurs situés dans différentes régions géographiques, les entreprises réduisent leur dépendance à un seul fournisseur ou à une seule région.

Gestion des stocks et planification des achats

Les entreprises doivent maintenir des niveaux de stock suffisants pour faire face aux fluctuations de la demande et aux interruptions d'approvisionnement. Cette démarche inclue l'augmentation des stocks de sécurité pour les produits critiques. Il peut également s’agir de la mise en place de systèmes de prévision de la demande pour anticiper les besoins futurs.

Digitalisation des processus d'achat

Les solutions d'achat permettent d'automatiser les processus, de suivre les performances des fournisseurs en temps réel et de gérer les risques de manière proactive. Elles offrent également une meilleure visibilité sur l'ensemble de la chaîne d'approvisionnement. Enfin, elles permettent aux entreprises de réagir rapidement aux perturbations.

Gestion des risques et plans de continuité d'activité

La gestion proactive des risques et les plans de continuité d'activité (PCA) sont essentielles pour assurer la continuité des opérations d'achat en cas de perturbation. Les entreprises doivent identifier les risques, évaluer leur impact et mettre en place des stratégies pour les atténuer. Les PCA doivent aussi inclure des procédures pour assurer la continuité des opérations comme :

• le recours à des fournisseurs alternatifs,
• l'augmentation des stocks de sécurité
• et la mise en place de protocoles de communication d'urgence.

Suivi des opérations d'achat

En dernière étape, les entreprises doivent surveiller en permanence les performances de leurs fournisseurs, évaluer les indicateurs clés de performance (KPI) et ajuster leurs stratégies en fonction des nouvelles menaces et des conditions du marché. Ce suivi permet de rester proactif et de réduire l'impact des perturbations sur les opérations d'achat. Par exemple, une entreprise peut mettre en place un système de suivi trimestriel des performances afin d'identifier rapidement les problèmes et prendre des mesures correctives avant que ceux-ci n'affectent la production.