Digitalisation des appels d’offres chez KILOUTOU

Le groupe KILOUTOU, acteur incontournable dans le secteur de la location de matériel et 3ème loueur de matériels de chantier en Europe, a choisi de collaborer avec iSYBUY. Cette collaboration vise à digitaliser et à simplifier la gestion des appels d’offres liés à ses investissements. En adoptant notre solution et une intégration par notre partenaire AXYS Consultants, KILOUTOU a pu rationaliser son processus interne, améliorer la fiabilité des informations échangées et renforcer le suivi de ses engagements financiers. L'entreprise a pu également bénéficier d’un outil simple, intuitif et rapidement déployé.

📋 Profil de la société

Secteur : Négoce et location de matériel

Appels d'offres traités : 6 familles d'appels d’offres dématérialisées

Projet déployé depuis : 2024

🎯 Objectifs

Digitalisation du processus d’appels d’offres : KILOUTOU souhaitait moderniser et automatiser la gestion de ses appels d’offres pour sécuriser ses engagements, en particulier ceux liés aux achats de matériel.

Adoption d’une solution intuitive et rapide à déployer : l’objectif était de mettre en place un outil simple d’utilisation pour favoriser une adoption rapide par les équipes et réduire le délai entre la phase de lancement et l’utilisation opérationnelle.

Fiabilisation des informations échangées : en digitalisant les transmissions et partages d’informations, le groupe visait à éliminer les erreurs et à améliorer la qualité des échanges avec les fournisseurs.

Amélioration du suivi des engagements financiers : un meilleur suivi des engagements dans le cadre des projets permet au groupe de piloter avec précision ses investissements.

⚙️ Un déploiement de la solution réussie

Phase de validation : le projet a démarré par un Proof of Concept (POC). Ce POC a permis de confirmer l’adéquation de la solution iSYBUY avec les besoins spécifiques de KILOUTOU.

Durée du projet : en seulement six mois et avec l’intervention du cabinet AXYS, expert en achats, le projet est passé du kick-off initial au transfert complet au support opérationnel. La réussite dans ce délai a été grandement favorisée par la bonne coordination entre les équipes Achats et Systèmes d'Information du groupe Kiloutou, en partenariat avec iSYBUY et Axys Consultants. Le déploiement, lancé début 2024, a été rapide et efficace.

Adoption par les utilisateurs : 10 collaborateurs, formés et accompagnés tout au long du processus, utilisent aujourd’hui la solution. Ils gèrent avec autonomie les appels d’offres avec une efficacité accrue.

✅ Bénéfices

1️ Optimisation de la productivité : en supprimant les tâches chronophages et répétitives, la solution a permis aux équipes achats de se concentrer sur des missions plus stratégiques et moins administratives : qualité des fournisseurs, engagement RSE, recherche du mieux disant, négociation, etc.

2️ Fiabilisation du processus : la digitalisation a significativement réduit les risques d’erreurs dans les transmissions d’informations. Elle a aussi permis d'obtenir une meilleure qualité et une plus grande précision dans les échanges internes et externes.

3️ Gain en visibilité financière : grâce à un meilleur suivi des dépenses et des investissements, Kiloutou bénéficie d’une vision claire et consolidée de ses projets, ce qui facilite la prise de décisions stratégiques au niveau global.

4️⃣ Une très grande finesse dans l’analyse des offres avec la possibilité d'avoir un prix par article, pays, fournisseur, matériel et configuration.

Amaury DELEPOULLE, Directeur Achats chez KILOUTOU, ajoute "Dans le cadre de la stratégie de digitalisation des activités du groupe, nous avons réfléchi au développement d'un nouveau modèle de plateforme pour dématérialiser nos appels d'offres. iSYBUY associé à AXYS Consultants nous offrent une configuration inédite qui accélère le traitement en ligne et facilite la comparaison. C'est pour Kiloutou le résultat d'un premier projet digital porté par la direction Achat, et une des solutions les plus novatrices du marché."

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Kiloutou, 3ème loueur de matériels de chantier en Europe

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