Connaître le vrai ROI d’un SI Achat : pas si simple

Évaluer le ROI d’un SI Achat (système d'information achat) est une tâche complexe. Mesurer son véritable ROI implique en effet bien plus que de simples calculs financiers.

Comprendre le ROI d'un SI Achat

Le ROI d'un SI achat ne se résume pas à un rapport entre les gains financiers et les coûts. Il englobe aussi des aspects tangibles et intangibles qui contribuent à la performance globale de l'entreprise. Le ROI doit donc prendre en compte non seulement les économies directes mais aussi les gains en efficacité, en qualité et en agilité.

1️⃣ Les économies directes

Tout d’abord, un des premiers bénéfices tangibles d'un SI achat est la réduction des coûts d'achat. Un SI Achat permet en effet d’obtenir des prix d'achat plus bas grâce à une meilleure analyse des données et à des négociations plus stratégiques. En centralisant les informations, le SI achat permet de comparer facilement les offres des fournisseurs et de choisir les plus avantageuses. De plus, un SI achat aide également à optimiser la gestion des stocks en évitant les surplus coûteux et les ruptures de stock qui peuvent ralentir les opérations.

2️⃣ Automatisation des processus

L'un des avantages majeurs d'un SI achat est aussi l'automatisation des processus manuels. En effet, l'automatisation réduit le temps consacré aux tâches administratives et minimise les erreurs humaines. Cette automatisation offre aussi une visibilité totale sur l'ensemble du processus d'achat, depuis la demande initiale jusqu'à la livraison et le paiement. Cette transparence permet de suivre chaque étape et de détecter rapidement les anomalies ou les inefficacités.

3️⃣ Les bénéfices intangibles

Un SI achat permet par ailleurs de gérer plus efficacement les relations avec les fournisseurs. Des relations plus solides avec les fournisseurs peuvent conduire à des conditions de paiement plus favorables et à un accès prioritaire aux ressources. De plus, un SI achat permet également de suivre et de gérer les critères de durabilité dans le processus d'achat. Les entreprises peuvent ainsi choisir des fournisseurs plus éthiques et écologiques et contribuer à leurs objectifs de responsabilité sociétale des entreprises (RSE).

Calculer le ROI d'un SI Achat

Identifier les coûts d'implémentation

Pour calculer le ROI d'un SI achat, commencez par identifier tous les coûts associés. Globalement, ces coûts peuvent être divisés en plusieurs catégories :

• Acquisition du logiciel : le coût d'achat du logiciel qui peut varier en fonction de la solution choisie.
• Frais de licence : les frais récurrents pour l'utilisation du logiciel, souvent annuels.
• Implémentation : les coûts liés à l'installation du logiciel, y compris les services de consultants ou d'intégrateurs.
• Coûts de formation et de support : les coûts pour former les employés à l'utilisation du nouveau système.
• Support technique : les frais de support technique et de maintenance.

En moyenne, les coûts initiaux représentent environ 50% de l'investissement total dans un SI achats.

Mesurer les bénéfices directs

Ensuite, mesurez les bénéfices réalisés grâce au SI achat. Ces bénéfices peuvent être quantitatifs (économies directes, réduction des coûts de stockage…) et qualitatifs (amélioration de la satisfaction des employés, réduction des risques...). Les bénéfices directs sont les économies et les gains financiers réalisés grâce à l'utilisation du SI achats. Ces bénéfices incluent les :

• Réductions des coûts d'achat
• Négociations avec les fournisseurs
• Réductions de prix
• Optimisations des stocks
• Réduction des stocks excédentaires
• Améliorations de la gestion des stocks :

Évaluer les bénéfices indirects

Les bénéfices indirects sont plus difficiles à quantifier mais tout aussi importants. Ils incluent :

• Amélioration de l'efficacité opérationnelle
• Automatisation des tâches et réduction du temps consacré aux tâches administratives
• Amélioration de la productivité
• Amélioration des relations fournisseurs
• Meilleure communication
• Suivi des performances

Calculer le ROI d'un SI Achat : on vous aide

Le ROI est calculé en comparant les bénéfices nets réalisés grâce au SI achats avec les coûts totaux de mise en œuvre et de fonctionnement.

Formule du ROI

ROI (%) = [(Bénéfices - Coûts) / Coûts] x 100

Exemple de calcul

Supposons que les coûts totaux d'implémentation et de fonctionnement d'un SI achats pour une entreprise soient de 10 000 € et que les bénéfices annuels réalisés grâce à ce système soient de 15 000 €.

ROI = [(15 000-10 000) / 10 000)] × 100 = 50 %.

Cela signifie que l'entreprise réalise un retour sur investissement de 50%.

🔎 Pour plus d'informations sur le calcul de son ROI.

En conclusion, connaître le vrai ROI d'un SI achat est un processus complexe qui va au-delà des simples calculs financiers. Il inclut des aspects tangibles et intangibles qui impactent la performance de l'entreprise. En comprenant et en mesurant ces différentes dimensions, les fonction achats peuvent prendre des décisions plus stratégiques et maximiser les avantages de leur SI achat. Investir dans un SI achat n'est pas seulement une question de coût mais un levier stratégique pour améliorer l'efficacité, réduire les coûts et renforcer les relations avec les fournisseurs.